AI telefoonassistent voor het transportbedrijf
Kort antwoord: Een AI telefoonassistent voor het transportbedrijf neemt de planningslijn op als de planner zelf aan de telefoon zit of er niet is. De assistent legt ritnummer, kenteken en wat er speelt vast en zet het als melding klaar. Hij bevestigt geen ritten en noemt geen prijzen: de planner beslist en belt terug.
Wat je krijgt:
- Een chauffeur met een vertraging of schade spreekt met de assistent, en je planner krijgt de melding met ritnummer
- Een verlader die 's avonds of in het weekend een spoedrit belt, laat de laad- en loslocatie vastleggen voor de dienstdoende planner
- Een chauffeur voor een gesloten poort krijgt geen voicemail, maar een vastgelegde vraag voor de planner
Wat er bij transportbedrijven aan de telefoon van de transportplanner binnenkomt
De planner is bij een transportbedrijf vaak het centrale telefoonloket voor chauffeurs, verladers en ontvangers tegelijk. Hij zit zelf aan de telefoon. De rit loopt intussen door.
1. Een chauffeur of klant meldt een wijziging, vertraging of schade. De assistent legt ritnummer, kenteken, de situatie en het terugbelnummer vast voor de planner. Als niemand opneemt, mist de planner een melding.
2. Een verlader belt buiten kantoortijd met een spoedrit. De assistent legt laad- en loslocatie, goederen en contactpersoon vast en meldt het als spoed aan de dienstdoende planner. Als niemand opneemt, belt de verlader de volgende vervoerder.
3. Een ontvanger of chauffeur belt over een laad- of losadres of een tijdslot. De assistent legt vraag en ritnummer vast en geeft alleen door wat in het bevestigde ritverzoek staat. Als niemand opneemt, wacht de chauffeur bij een gesloten poort.
Zo klinkt een gesprek
Het demogesprek voor deze branche volgt.
Een chauffeur belt de planning over een vertraging onderweg.
Assistent: Goedemiddag, u spreekt met de digitale assistent van Transportbedrijf Vlierhof. Dit gesprek wordt opgenomen om uw vraag goed door te geven. Waarmee kan ik u helpen?
Beller: Ja, met Mohamed, ik rij ritnummer vier, acht, twee, één, drie. Ik sta stil op de A12, er is een ongeluk voor ons. Ik moet om drie uur gelost zijn in Nijmegen.
Assistent: Dank u. Is er iemand gewond, of heeft u schade? Bij levensgevaar belt u 112.
Beller: Nee, alleen file. Het kenteken is een, A B C, drieëntwintig, de trekker met de koeloplegger.
Assistent: Genoteerd. Het lostijdslot van drie uur staat in gevaar. Op welk nummer kan de planner u terugbellen?
Beller: Dit mobiele nummer: nul zes, tweeëntwintig, drieëndertig, vierenveertig, vijfenvijftig.
Assistent: Ik herhaal: nul zes, tweeëntwintig, drieëndertig, vierenveertig, vijfenvijftig. Klopt dat?
Beller: Ja, dat klopt.
Assistent: Dank u. Ik leg ritnummer, kenteken, de vertraging en het lostijdslot vast voor de planner. Een collega belt u terug en beslist of de ontvanger gebeld wordt.
Bedrijfsnaam is fictief.
Koppelen met de software die je al gebruikt
Planners werken in een transportmanagementsysteem (TMS). Simacan noemt op de eigen site API-koppelingen voor transportsystemen, en het AI-dossier van TLN beschrijft intelligente agents die orders in het TMS boeken (beide bekeken op 20 oktober 2026). Of en hoe we koppelen, bepalen we per project.
Wat een gemist gesprek kost
Dit rekenvoorbeeld rekent met aannames, zonder toezegging:
- 40 gesprekken per week (aanname: planningskantoor van een bedrijf met 10+ medewerkers)
- 20% daarvan wordt niet opgenomen (aanname: de planner zit zelf aan de telefoon)
- €150 per gemist gesprek (aanname: een gemiste spoedaanvraag kost omzet of een klant)
- Samen: ongeveer €5.160 gemiste omzet per maand, berekend als €150 × 20% × 40 × 4,3 weken
Pas de getallen aan op jouw bedrijf. Kosten: zie de kostenpagina.
Wat de assistent niet doet
- Hij bevestigt geen rit, noemt geen tarief en geeft geen advies over route, rij- en rusttijden of lading, tenzij jij vooraf een vaste regel instelt.
- Bij letsel of een gevaarlijke situatie meldt hij het direct aan de planner. Is doorverbinden naar de dienstdoende planner ingesteld, dan doet hij dat bij spoed. Bij levensgevaar belt u 112.
- Een boze klant of een schadeclaim gaat naar een mens, zonder oordeel over de schuldvraag.
Wat wij regelen
Wij regelen het telefoonnummer en de doorschakeling, en zetten je bestaande nummer of telefoonservice over. We ontwerpen de gesprekken op basis van jullie echte telefoontjes, koppelen waar dat kan met je planning en transportmanagementsysteem, en testen met jullie team voordat het live gaat. De medewerkers die de meldingen ontvangen, leren we hoe het werkt. Na livegang luisteren we mee en sturen we bij, je krijgt elke maand een samenvatting van de gesprekken en wat we verbeterden, en bij een storing zijn we bereikbaar. Jij hoeft niets in te stellen, niets te leren en niets te onderhouden.
Gebouwd op de normen van de zorg. Van dezelfde maker komt OralSync, AI-telefonie voor de mondzorg. Die strenge lat voor privacy en transparantie leggen we hier ook.
Zo werkt een project met Levossi
- Kennismaking. Je vertelt hoe de planning werkt en wie buiten kantoortijd dienst heeft.
- Intake. We bekijken je echte gesprekken.
- Bouwen en testen. Jij test met situaties uit je eigen planning.
- Live met je eigen nummer. Daarna luisteren we mee en sturen we bij.
Meer staat op hoe het werkt en bij AI-telefonie op maat. Je praat met degene die het bouwt, van kennismaking tot livegang en daarna.
Veelgestelde vragen
Kan de telefoonassistent samenwerken met ons TMS, bijvoorbeeld OpenTMS?
Dat hangt af van of het pakket een API of export heeft. We bepalen dat per project en beloven geen koppeling die we niet eerst hebben gecontroleerd. Zonder koppeling krijgt de planner de melding per mail of bericht, met ritnummer en kenteken bovenaan.
Wat kost een telefoonassistent voor een transportbedrijf?
De prijs hangt af van koppelingen en gespreksvolume. Inrichting vanaf €7.500 en beheer vanaf €500 per maand voor één vestiging; voor groepen met meerdere vestigingen vanaf €25.000. Precieze prijs na de kennismaking, zie kosten. Dat is een project op maat, met beheer erbij zodat het blijft werken.
Wat gebeurt er als een verlader 's nachts of in het weekend een spoedrit belt?
De assistent legt laad- en loslocatie, goederen, gewenst tijdstip en contactpersoon vast en geeft het als spoed door aan de dienstdoende planner of een afgesproken nummer. De planner beslist of de rit kan en wat hij kost, ook bij een spoedrit.
Mag de assistent als dispatch assistent een rit bevestigen of een prijs noemen?
Nee, tenzij jij vooraf een vaste regel instelt. Standaard legt hij het verzoek vast en belt een collega terug, zodat er geen toezeggingen over ritten of prijzen worden gedaan die jouw planning niet kan waarmaken. De planner houdt dat in handen.
Wordt het gesprek met een chauffeur opgenomen en wat zegt de AVG daarover?
Opnemen is een keuze. Kies je ervoor, dan heeft je bedrijf als verwerkingsverantwoordelijke een grondslag nodig en leg je doel en bewaartermijn vast. Een melding vooraf is geen toestemming. De verwerkersovereenkomst sluiten we per project samen met je. Zie AVG en opnemen.
Zie ook de andere bedrijven in mobiliteit en logistiek.