Hoe werkt een AI-receptionist aan de telefoon?
Van de eerste seconde van het gesprek tot de samenvatting in je inbox, in zes stappen en in gewone taal.
De keten in zes stappen
- 01
De oproep komt binnen
De beller belt een eigen Nederlands telefoonnummer, of je bestaande nummer schakelt door naar de receptioniste.
- 02
De receptioniste neemt op
Zij noemt de naam van je bedrijf en zegt dat zij een AI is. Dat hoort eerlijk te zijn tegenover de beller.
- 03
Zij luistert en begrijpt
Spraakherkenning zet wat de beller zegt om in tekst. Een taalmodel bepaalt wat de beller wil.
- 04
Zij handelt binnen de regels
Het taalmodel werkt binnen een vastgelegd script en vastgelegde regels. Zij antwoordt met een stem die bij je bedrijf past.
- 05
Zij plant of verbindt door
Via koppelingen met je agenda en systemen plant zij een afspraak in, of zij verbindt door naar een mens.
- 06
Je krijgt een samenvatting
Na elk gesprek volgt een samenvatting per mail of WhatsApp, zodat je team weet wat er is afgesproken.
Wat zij wel en niet kan
Levossi is een AI-studio uit Amersfoort die AI-telefonie en AI-implementaties op maat bouwt voor bedrijven.
Zo ver reikt de receptioniste:
Wel
- Vragen stellen en antwoorden vastleggen.
- Afspraken inplannen in je agenda, binnen je regels.
- Doorverbinden naar een medewerker.
- Veelgestelde vragen beantwoorden die je hebt goedgekeurd.
Niet
- Medische of juridische oordelen geven.
- Betalingen afhandelen.
- Beloven wat buiten de afgesproken regels valt.
Raakt een gesprek aan iets wat zij niet mag beslissen, dan verbindt zij door of neemt een terugbelverzoek op. Meer over onze aanpak per klant lees je bij op maat.
Hoe wij de kwaliteit bewaken
Wij bouwen en testen met echte oproepen voordat zij live gaat. Daarna luisteren wij mee, lezen we transcripties van gesprekken die niet goed gingen en passen we het script aan. Wijzigingen testen we voordat ze live gaan.
Welke opnames en transcripties wij bewaren, lees je op de pagina AVG en opnemen. Voor het overzicht ga je naar AI-telefonie.
Wat wij regelen
- Telefoonnummer en doorschakeling
- Migratie van je bestaande nummer of telefoonservice
- Ontwerp van de gesprekken op basis van je echte telefoontjes
- Koppelingen met agenda, planning of CRM
- Testen met je team vóór livegang
- Training van de medewerkers die de meldingen ontvangen
- Meeluisteren en bijsturen na livegang
- Maandelijkse samenvatting van gesprekken en verbeteringen
- Bereikbaarheid bij storingen
Jij hoeft niets in te stellen, niets te leren en niets te onderhouden.
Veelgestelde vragen
Hoe klinkt de receptioniste?
Zij spreekt met een stem die we samen met jou kiezen. Tijdens het testen beluister je de gesprekken en passen we toon en uitspraak aan.
Wat als de beller niet wil praten met een AI?
Dan kan de receptioniste doorverbinden naar een medewerker of een terugbelverzoek opnemen, afhankelijk van wat je vastlegt.
Wat gebeurt er buiten kantoortijd?
Dat bepaal je in de intake. De receptioniste kan buiten openingstijden afspraken plannen, berichten opnemen of bij spoed doorverbinden naar een vast nummer.
Kan Levossi meeluisteren met gesprekken?
Ja, dat doen wij tijdens het beheer om te verbeteren wat niet goed gaat. Welke opnames en transcripties we bewaren en hoe lang, leggen we per project vast.
Wat als de verbinding of een koppeling uitvalt?
Wij zijn bereikbaar bij problemen. Per project spreken we af wat de receptioniste dan doet, bijvoorbeeld een bericht opnemen of doorverbinden.
Kennismaken?
Een kennismaking duurt 30 minuten en is vrijblijvend. Of het past, zeggen we eerlijk in dat gesprek.