Telefoonassistent voor de installateur
Kort antwoord: Een telefoonassistent voor de installateur neemt de telefoon van je installatiebedrijf op als de planner bezet is. Hij legt cv-storingen, vragen over een servicecontract en offerteaanvragen vast, met adres, ketelmerk, bouwjaar en terugbelnummer. Hij adviseert niet en noemt geen prijzen. Levossi bouwt hem op maat.
Wat je krijgt:
- Een cv-storing gaat met adres, ketelmerk en urgentie naar je planner, ook als alle lijnen bezet zijn of het 's avonds is.
- Een wijziging of onderdeelmelding via de interne lijn staat de volgende ochtend op één lijst.
- Vragen over een onderhoudscontract of ketelvervanging liggen als terugbelverzoek klaar.
Wat er bij installatiebedrijven aan de telefoon binnenkomt
1. Een klant met servicecontract belt met een cv-storing. Zo'n contract gaat uit van een afgesproken reactietijd, en in het stookseizoen bellen er veel tegelijk. Een service-abonnement betekent volgens Vereniging Eigen Huis onderhoud om de twee jaar plus storingshulp (geraadpleegd 20 oktober 2026). Een ketelfabrikant als Remeha laat de klant ook zelf een storing melden via een formulier (geraadpleegd 20 oktober 2026). De assistent legt adres, ketelmerk, bouwjaar, urgentie en terugbelnummer vast en zet de melding door naar de planner. Neemt niemand op, dan belt de klant de volgende installateur. Jouw reactietijd loopt al.
2. Een servicemonteur of leverancier belt de interne lijn. Een afspraak schuift of een onderdeel is niet op voorraad. Is de lijn zo ingericht, dan legt de assistent de wijziging vast voor de planner.
3. Een nieuwe klant vraagt naar een onderhoudscontract voor de cv-ketel of een offerte. De assistent legt naam, adres, ketelgegevens en een terugbelverzoek vast. Als niemand opneemt, heeft de klant al een andere offerte als je terugbelt.
Zo klinkt een gesprek
Het demogesprek voor deze branche volgt.
Voorbeeld van situatie 1: een cv-storing bij een klant met onderhoudscontract.
Assistent: Goedemorgen, u spreekt met de digitale assistent van Installatiebedrijf Berkenkamp. Dit gesprek wordt opgenomen om uw vraag goed door te geven. Waar kan ik u mee helpen?
Beller: Mijn cv-ketel staat op storing en er komt geen warm water. Ik heb een onderhoudscontract.
Assistent: Dat leg ik vast voor de planner. Wat is uw naam en op welk adres staat de ketel?
Beller: Sanne Mulder, Kastanjelaan twaalf in Soest.
Assistent: Kastanjelaan twaalf in Soest, klopt dat? Weet u het merk en het bouwjaar van de ketel?
Beller: Het merk weet ik niet uit mijn hoofd, het bouwjaar is volgens mij tweeduizend achttien.
Assistent: Dank u. Ruikt u gas, of ziet u water bij de ketel?
Beller: Nee, hij geeft alleen een storingscode.
Assistent: Op welk nummer kan een collega u terugbellen?
Beller: Nul zes, twaalf, vierendertig, zesenvijftig, achtenzeventig.
Assistent: Ik herhaal: nul zes, twaalf, vierendertig, zesenvijftig, achtenzeventig. Klopt dat?
Beller: Ja, dat klopt.
Assistent: Dank u. Ik geef de melding door, een collega belt u terug over de afspraak.
Bedrijfsnaam is fictief.
Meldt een beller gaslucht of water bij de ketel, dan verbindt de assistent direct door met de storingsdienst, volgens het protocol van jouw bedrijf, en zegt: "Bij levensgevaar belt u 112." Gaslucht is geen terugbelverzoek.
Koppelen met de software die je al gebruikt
Installatiebedrijven werken vaak met een pakket voor planning, werkbonnen en facturatie, zoals Syntess Atrium, Bouwinfosys (InstallOffice en InstallWorks) of 4PS Construct. Syntess noemt op de eigen site servicecontracten, storingen en werkbonnen in één systeem (geraadpleegd 20 oktober 2026). Of en hoe we koppelen bepalen we per project. Zonder koppeling gaat de melding als bericht of e-mail naar de planner. Een koppeling is geen voorwaarde.
Wat een gemist gesprek kost
Een rekenvoorbeeld, geen toezegging. Voor het gespreksvolume bestaat geen bron, dus elk getal is een aanname.
- Aanname: 60 gesprekken per week voor een bedrijf van 10+ medewerkers met servicedienst.
- Aanname: 15% daarvan wordt niet opgenomen, en 30% van die bellers belt later terug.
- Aanname: een cv-ketel brengt gemiddeld €1.800 omzet op, en 8% van de gemiste gesprekken is een ketelopdracht. Dat is €144 omzet per gemist gesprek.
Dan loopt het op tot ongeveer €3.900 gemiste omzet per maand: 60 × 15% × 70% × €144 × 4,3 weken. Vul je eigen cijfers in. De kosten staan op de pagina kosten.
Wat de assistent niet doet
- Geen technisch advies en geen oordeel. Bij gaslucht of een andere veiligheidssituatie verbindt hij direct door volgens het protocol van jouw bedrijf.
- Geen prijzen, voorrijkosten of aankomsttijd.
- Geen beslissing over het servicecontract. Of een storing eronder valt, bepaalt een mens.
- Boze bellers gaan naar een mens.
Wat wij regelen
Wij regelen het telefoonnummer en de doorschakeling, en zetten je bestaande nummer of telefoonservice over. We ontwerpen de gesprekken op basis van jullie echte telefoontjes, koppelen waar dat kan met planning en werkbonnen, en testen met jullie team voordat het live gaat. De medewerkers die de meldingen ontvangen, leren we hoe het werkt. Na livegang luisteren we mee en sturen we bij, je krijgt elke maand een samenvatting van de gesprekken en wat we verbeterden, en bij een storing zijn we bereikbaar. Jij hoeft niets in te stellen, niets te leren en niets te onderhouden.
Gebouwd op de normen van de zorg. Van dezelfde maker komt OralSync, AI-telefonie voor de mondzorg. Die strenge lat voor privacy en transparantie leggen we hier ook.
Zo werkt een project met Levossi
- Kennismaking. We bespreken hoe jullie nu storingen en aanvragen afhandelen.
- Intake van jullie echte gesprekken. We kijken mee naar echte telefoontjes en jullie vaste intakevragen.
- Bouwen en testen. De assistent krijgt jullie spoedregels, intakevragen en manier van praten. Jullie testen hem voor de livegang.
- Live met je eigen nummer. Daarna sturen we bij op wat we in de gesprekken zien.
Je praat met degene die het bouwt, van kennismaking tot livegang en daarna. Lees meer bij hoe het werkt, AI-telefonie op maat en bouw en techniek.
Bronnen
- Vereniging Eigen Huis, cv-ketel onderhoud, geraadpleegd 20 oktober 2026: https://www.eigenhuis.nl/diensten/wonen-en-onderhoud-diensten/cv
- Syntess, Syntess Atrium, geraadpleegd 20 oktober 2026: https://www.syntess.nl/oplossingen/syntess-atrium/
- BouwInfosys, geraadpleegd 20 oktober 2026: https://www.bouwinfosys.nl/
- Remeha, storing melden, geraadpleegd 20 oktober 2026: https://www.remeha.nl/advies-en-service/storing-melden
Veelgestelde vragen
Kan de assistent een storing voor de cv-monteur meteen in ons planningspakket zetten?
Dat hangt af van het pakket, bijvoorbeeld Syntess of 4PS, en we bepalen het per project. Tot er een koppeling is, komt de melding als bericht of e-mail bij de planner, met adres, ketelgegevens en urgentie al ingevuld, zodat de monteur gericht kan voorbereiden.
Wat bepaalt de prijs van een telefoonassistent voor een installatiebedrijf?
Het aantal storingsmeldingen, de koppeling met je planningspakket en of er ook 's avonds wordt opgenomen. Het is een project op maat, met beheer erbij zodat het blijft werken. Inrichting vanaf €7.500 en beheer vanaf €500 per maand voor één vestiging; voor groepen met meerdere vestigingen vanaf €25.000. Precieze prijs na de kennismaking, zie kosten.
Wat gebeurt er bij een cv-storing 's avonds of in het weekend?
De assistent neemt op, vraagt naar adres, ketelmerk en urgentie en geeft een spoedmelding door volgens de regels van jouw bedrijf, bijvoorbeeld naar de collega met storingsdienst. Hij belooft geen aankomsttijd, geeft geen technisch advies en verbindt bij gaslucht direct door met een mens.
Mogen gesprekken met klanten worden opgenomen?
Opnemen kan binnen wat de AVG toelaat. Jouw bedrijf is verwerkingsverantwoordelijke en heeft een grondslag nodig, bijvoorbeeld gerechtvaardigd belang. De melding aan het begin informeert de beller, maar is geen toestemming. De verwerkersovereenkomst sluiten we per project samen. Zie AVG en opnemen; dit is geen juridisch advies.
Past dit bij een technisch installatiebedrijf met een onderhoudscontract voor de cv-ketel?
Ja, juist dan: de intake vraagt naar ketelmerk, bouwjaar en storingscode, en of de klant een contract heeft. Doorverbinden naar een monteur of planner kan als doorschakelen is ingericht; welke gesprekken direct naar een mens gaan, leggen we samen vast.