AI receptionist voor de garage
Kort antwoord: Een AI receptionist voor de garage is een digitale assistent die de telefoon van je autobedrijf opneemt terwijl je monteurs onder een auto liggen. Hij vraagt het kenteken uit, legt APK-, onderhouds- en pechvragen vast en zet statusvragen door naar de werkplaatsbalie. Hij stelt geen diagnose en noemt geen prijzen.
Wat je krijgt:
- Een klant die belt voor een APK of beurt wordt opgenomen, ook als de balie bezet is of de werkplaats drukt.
- Pechmeldingen en vragen over auto's in de werkplaats komen met kenteken en klacht binnen, niet als losse briefjes.
- De balie behandelt de gesprekken die echt een mens nodig hebben.
Wat er bij garages aan de telefoon binnenkomt
1. APK en onderhoud. Een klant belt voor een APK of een beurt. De assistent vraagt het kenteken en een voorkeur voor dag en tijd, en legt het vast voor de balie. Als niemand opneemt, gaat de afspraak naar een andere garage.
2. Pech of een waarschuwingslampje. Een klant heeft een brandend lampje, een vreemd geluid of een auto die niet start. De assistent legt kenteken, klacht en urgentie vast en geeft geen diagnose.
3. De status van een auto. Een klant belt of zijn auto klaar is. De assistent legt de vraag vast of geeft hem door aan de werkplaatsbalie.
De APK is verplicht en de RDW stuurt een herinneringsbrief (RDW, bekeken op 20 oktober 2026). Rond bandenwissels en het einde van een APK-termijn loopt het aantal telefoontjes op. De balie komt er niet doorheen.
Zo klinkt een gesprek
Het demogesprek voor deze branche volgt.
Assistent: Goedemorgen, u spreekt met de digitale assistent van Garage Hulstbrink. Dit gesprek wordt opgenomen om uw vraag goed door te geven. Waarmee kan ik u helpen?
Beller: Hoi, ik wil mijn auto laten keuren. De APK loopt over twee weken af.
Assistent: Dat kan ik voor u vastleggen. Wat is uw kenteken?
Beller: G K, vijf negen twee, B. Een Volkswagen Golf.
Assistent: Dank u. Dat was G K, vijf negen twee, B.
Beller: De remmen piepen ook een beetje, kunnen jullie daar meteen naar kijken?
Assistent: Dat noteer ik erbij: APK en remmen die piepen. Ik kan er zelf geen oordeel over geven, de monteur kijkt ernaar. Welke dag past u het best?
Beller: Donderdag, het liefst in de ochtend. Ik heb dan een leenauto nodig, of kan ik wachten?
Assistent: Ik leg uw voorkeur vast, donderdagochtend, met de vraag naar een vervangende auto of wachten. De balie bevestigt de tijd. Mag ik uw naam en een nummer?
Beller: Peter de Groot, nul zes, dertig, zesenveertig, eenentwintig, zevenentachtig.
Assistent: Ik herhaal het nummer: nul zes, dertig, zesenveertig, eenentwintig, zevenentachtig. Klopt dat?
Beller: Ja, dat klopt.
Assistent: Dank u wel. De balie belt u terug om donderdagochtend vast te zetten. Fijne dag.
Bedrijfsnaam is fictief.
Staat een beller in een onveilige situatie langs de weg, dan loopt het gesprek anders: de assistent verbindt direct door met een mens volgens het protocol van je bedrijf.
Koppelen met de software die je al gebruikt
Garagepakketten zoals Sleutl bestaan: de eigen site noemt werkbonnen, facturen en APK-herinneringen per sms (bekeken op 20 oktober 2026). Grotere garages werken vaak met een dealer- of DMS-pakket. Welke koppeling haalbaar is, bepalen we per project. Zonder koppeling gaat de afspraakvraag als bericht naar de balie, met kenteken, klacht en voorkeur.
Wat een gemist gesprek kost
Een rekenvoorbeeld zonder belofte: alle getallen zijn aannames voor een garage, niet uit een meting.
- Aanname: 100 gesprekken per week bij een garage met meerdere werkplaatsplekken en 10+ medewerkers.
- Aanname: 15% daarvan wordt niet opgenomen.
- Aanname: een gemist gesprek is gemiddeld €80 waard. Dat komt uit een grote beurt van ongeveer €200 en een kans van 40% dat het gemiste gesprek een opdracht is.
Dat is ruim €5.000 gemiste omzet per maand (100 × 15% × €80 × 4,3 weken).
Wat de assistent niet doet
- Hij stelt geen diagnose. Bij een brandend lampje of een raar geluid legt hij de klacht vast, de monteur beoordeelt.
- Hij noemt geen prijzen voor een beurt, een APK of een reparatie.
- Bij pech buiten openingstijd verwijst hij naar het pechhulpnummer dat jij opgeeft. Bij een onveilige situatie op de weg verbindt hij direct door met een mens en zegt hij: "Bij levensgevaar belt u 112."
- Klachten over een reparatie of een rekening gaan naar een mens.
Wat wij regelen
Wij regelen het telefoonnummer en de doorschakeling, en zetten je bestaande nummer of telefoonservice over. We ontwerpen de gesprekken op basis van jullie echte telefoontjes, koppelen waar dat kan met je garagesysteem of agenda, en testen met jullie team voordat het live gaat. De medewerkers die de meldingen ontvangen, leren we hoe het werkt. Na livegang luisteren we mee en sturen we bij, je krijgt elke maand een samenvatting van de gesprekken en wat we verbeterden, en bij een storing zijn we bereikbaar. Jij hoeft niets in te stellen, niets te leren en niets te onderhouden.
Gebouwd op de normen van de zorg. Van dezelfde maker komt OralSync, AI-telefonie voor de mondzorg. Die strenge lat voor privacy en transparantie leggen we hier ook.
Zo werkt een project met Levossi
- Kennismaking. Je vertelt wanneer het aan de balie te druk wordt.
- Intake. We nemen echte gesprekken van je garage door.
- Bouwen en testen. We testen met jouw APK-flow en doorschakelregels.
- Live met je eigen nummer. Na de eerste APK- of bandendrukte kijken we samen terug.
Je praat met degene die het bouwt, van kennismaking tot livegang en daarna. Zie hoe het werkt.
Veelgestelde vragen
Kan de assistent een APK-afspraak in ons garagesysteem zetten?
Dat hangt af van het pakket en wordt per project bepaald. Als het is ingericht, kan het kenteken via de RDW-gegevens gecontroleerd worden. Zonder koppeling krijgt je balie de afspraakvraag als bericht en zet zij de afspraak zelf in.
Wat kost een AI receptionist voor een autobedrijf of garage?
Dat is een project op maat, met beheer erbij zodat het blijft werken. Bij een garage bepalen het aantal gesprekken, de koppeling met je garagesysteem en de openingstijden de prijs. Inrichting vanaf €7.500 en beheer vanaf €500 per maand voor één vestiging; voor groepen met meerdere vestigingen vanaf €25.000. Precieze prijs na de kennismaking, zie kosten.
Wat doet de assistent bij pech buiten openingstijd van een autogarage?
Hij neemt op en legt kenteken, locatie en klacht vast en verwijst volgens jouw regels, bijvoorbeeld naar een pechhulpnummer. Een diagnose stelt hij niet. Bij een onveilige situatie verbindt hij direct door met een mens. De balie belt terug zodra ze open is.
Mag de assistent mijn kenteken en klantgegevens verwerken, en hoe zit het met opnemen?
Een kenteken kan herleidbaar zijn tot een persoon en valt dan onder de AVG. Opnemen kan met een melding vooraf, een doel en een grondslag, binnen wat de AVG toelaat; een melding is geen toestemming. Je garage is verwerkingsverantwoordelijke; de verwerkersovereenkomst sluiten we per project samen. Zie AVG en opnemen.
Kan de assistent bellers doorverbinden met de werkplaats?
Ja, als doorschakelen is ingericht. De assistent neemt de standaardvragen aan, zoals afspraken en statusvragen, en de werkplaats of balie pakt de rest. Wie doorgezet wordt, wanneer en naar welk nummer, spreken we samen af en je kunt dat later aanpassen.
Terug naar mobiliteit en logistiek. Zie ook op maat gemaakte AI-telefonie.