Sollicitanten bellen en inplannen met een AI-assistent

Wat je krijgt:

• Kandidaten worden gebeld terwijl hun inschrijving nog vers is, ook als je intercedenten in een drukke week achterlopen.
• Een intercedent begint de dag met ingeplande inschrijfgesprekken en een overzicht van praktische feiten, in plaats van een lijst om na te bellen.
• Wekelijks zie je hoeveel kandidaten bereikt zijn, hoeveel gesprekken zijn ingepland en hoeveel kandidaten om een mens vroegen.

Voor wie

Voor uitzendbureaus, logistieke bedrijven, horeca-staffing en andere organisaties waar intercedenten het bellen niet bijbenen. Groep geldt vanaf twee vestigingen of bij 50 tot 500 medewerkers. Als richtgetal: enkele honderden inschrijvingen per maand. Dat is geen baan: 500 eerste telefoontjes van zes minuten zijn 50 uur per maand. Het gaat om die uren, verspreid over vestigingen, en om de kandidaten die te laat gebeld worden.

Voor wie het niet past: heb je een paar inschrijvingen per week, dan bel je ze beter zelf. Een kleiner bedrijf met één telefoonstroom leest op AI-telefonie op maat of bij de nichepagina's, zoals het uitzendbureau en het fulfilmentbedrijf. Wil je dat een systeem kandidaten selecteert of een rangorde maakt, dan is dit niet wat we bouwen, om de reden in de volgende sectie.

Wat de AI-verordening hiervoor betekent

Een assistent die sollicitanten belt en inplant, wordt gebruikt bij werving (AI-verordening, bijlage III, punt 4a). Wij beperken hem tot een smalle procedurele taak zonder beoordeling of profilering (artikel 6, lid 3). Die indeling leggen we per project schriftelijk vast en laat je door je jurist toetsen. Dit is geen juridisch advies.

Daarom ontwerpen we hem als bel- en planassistent die geen oordeel over een mens vormt. Dit doet hij:

• Hij belt alleen kandidaten die zich zelf hebben ingeschreven, binnen de beltijden die jij vastlegt.
• Hij legt praktische feiten vast: beschikbaarheid, gewenste startdatum, woonplaats of locatie, en een rijbewijs alleen als de vacature dat vraagt.
• Hij noemt feiten over de vacature die in zijn regels staan, zoals uren per week, ploegen- of nachtdienst en locatie.
• Hij plant een inschrijfgesprek met een intercedent in. Bij het inplannen noemt hij plaats en tijd, en zegt hij dat de kandidaat een geldig ID meeneemt.
• Hij zet de feiten bij elkaar zoals de kandidaat ze noemde, op volgorde van binnenkomst, zonder score, zonder label en zonder advies.
• Wie niet bereikt wordt, gaat na het vastgelegde aantal pogingen naar de intercedent en valt niet uit de lijst.

Dit doet hij niet: een kandidaat beoordelen, rangschikken, een inschatting van geschiktheid maken, de stem, toon of woordkeuze analyseren of iemand afwijzen. Een mens beslist wie verder gaat, wordt aangenomen of wordt afgewezen. De hoog-risico-verplichtingen van de AI-verordening gaan later in; de datum leggen we per project na.

De som

Volume × waarde × gemist deel. Een rekenvoorbeeld met aannames, geen meting en geen belofte.

• Aanname: 1.000 inschrijvingen per maand bij een uitzendorganisatie met meerdere vestigingen.
• Aanname: 20 procent van de kandidaten wordt niet binnen twee werkdagen gebeld, omdat de intercedenten het volume niet halen. Dat zijn 200 mensen.
• Aanname: van die 200 zou 10 procent geplaatst zijn als er wel op tijd gebeld was. Dat zijn 20 plaatsingen per maand.
• Aanname: een plaatsing van gemiddeld 300 uur tegen een factuurtarief van rond €28 per uur is €8.400 omzet.
• Aanname: 20 procent marge op die omzet is €1.680 per plaatsing.

Omzet en marge zijn twee verschillende dingen. Het gemiste deel is dan €168.000 omzet en €33.600 marge per maand (20 × €1.680). Hoeveel daarvan je terughaalt, weet je pas na de pilot; vervang de aannames door je eigen cijfers.

Tweede kijk, de tijd: 1.000 eerste telefoontjes van gemiddeld zes minuten is 100 uur per maand. Bij een aanname van €35 per uur aan loonkosten is dat €3.500 per maand aan bellen dat een intercedent niet meer hoeft te doen. Die uren gaan naar de gesprekken zelf.

Wat we leveren

Een project op maat, met beheer erbij zodat het blijft werken. Het bestaat uit:

• Inventarisatie: we leggen je huidige werving vast: wie belt wanneer, wat vraag je, welke vacatures zijn er en welke gegevens heb je echt nodig.
• DPIA waar relevant: waar nodig, bijvoorbeeld bij gezondheidsgegevens of grootschalige verwerking, volgt een DPIA. We leveren de beschrijving van de gegevensstroom.
• Koppelingen: met het systeem voor inschrijvingen of de planning die je al gebruikt, bijvoorbeeld Carerix, en met de agenda van je intercedenten. Of en hoe we koppelen, bepalen we per project.
• Scenario's en gespreksregels: per vacaturesoort, inclusief wanneer iemand een mens krijgt.
• Pilot: met meting op vooraf afgesproken punten.
• Uitrol, training en beheer: de intercedenten leren wat ze ontvangen, wij sturen na livegang bij.

Alles wat we bouwen is van jou en gedocumenteerd: gespreksregels, nummers en koppelingen. Wat we verder regelen staat op AI-telefonie op maat. Afspraken over looptijd en beheer leggen we vast in de offerte, vóór je tekent.

Persoonsgegevens: alleen wat nodig is

Wat de AVG vraagt bij opnemen en bewaren staat op AVG en opnemen; beide bronnen lazen we op 20 oktober 2026. Voor dit gesprek vertalen we het zo:

• De assistent vraagt alleen naar beschikbaarheid, startdatum, locatie, een voorkeursmoment voor het gesprek en een rijbewijs als de vacature dat vraagt.
• Hij vraagt niet naar gezondheid, leeftijd, afkomst, godsdienst, gezinssituatie of zwangerschap, en haalt die niet uit het gesprek. Wordt het gesprek opgenomen, dan staat in de opname wat de kandidaat zelf zegt, ook over gezondheid: bewaartermijn en toegang leggen we vast in de verwerkersovereenkomst.
• Het bureau of bedrijf blijft verwerkingsverantwoordelijke; je bepaalt per project hoe lang gegevens en opnames bewaard worden.

Of een gesprek wordt opgenomen, is een keuze die we per project vastleggen. Is dat zo, dan opent het gesprek met de melding dat de assistent digitaal is en dat het gesprek wordt opgenomen. Daarna vraagt hij eerst of hij de juiste persoon spreekt; pas dan noemt hij de vacature. Een kandidaat kan om een mens vragen: dan legt de assistent een terugbelverzoek vast of verbindt hij door, binnen de uren waarin een medewerker aanwezig is.

Zo klinkt een gesprek

Een korte illustratie; de agenda van de intercedent is in dit voorbeeld gekoppeld.

Assistent: Goedemiddag, u spreekt met de digitale assistent van Personeelsdiensten Hazelhoef. Dit gesprek wordt opgenomen om uw gegevens goed vast te leggen. Spreek ik met Sanne Verhoeven?

Kandidaat: Ja, dat ben ik.

Assistent: Fijn. U heeft zich ingeschreven voor werk als orderpicker. Heeft u even een paar minuten?

Kandidaat: Ja hoor, dat kan.

Assistent: Dank u. Het gaat om dagdienst, tweeëndertig uur per week, op ons distributiecentrum in Ede. Ik stel een paar praktische vragen en plan een inschrijfgesprek met een intercedent in. Ik beoordeel niets en beslis niets, dat doet een mens. Vanaf wanneer zou u kunnen beginnen?

Kandidaat: Over drie weken, ik heb nog een opzegtermijn.

Assistent: Genoteerd. En in welke plaats woont u?

Kandidaat: In Veenendaal.

Assistent: Dank u. Wilt u liever dinsdagochtend of donderdagmiddag naar ons kantoor in Ede komen?

Kandidaat: Donderdagmiddag.

Assistent: Dan staat u donderdag om twee uur 's middags ingepland bij een intercedent, op ons kantoor in Ede. Neem een geldig ID mee. Wilt u liever eerst een medewerker spreken, dan kan dat ook.

Bedrijfsnaam is fictief.

Wat de assistent niet doet

• Hij beoordeelt, rangschikt of wijst niemand af, en geeft geen score of advies over geschiktheid.
• Hij vraagt niet naar gezondheid, leeftijd, afkomst, godsdienst of gezinssituatie.
• Hij noemt wel de uren, de dienst en de locatie van de vacature, maar geen loon of contract, en zegt niet dat iemand is aangenomen of afgewezen.
• Hij bouwt geen profiel uit andere bronnen en bewaart geen gegevens langer dan het project bepaalt.
• Hij beantwoordt geen vragen waar hij het antwoord niet op heeft: dan legt hij de vraag vast voor een intercedent.

Hoe een programma verloopt

1. Start. Inventarisatie en vaststellen van de gespreksregels; 30 procent van de projectprijs.
2. Pilot. Een deel van de vacatures live, met meting op vooraf afgesproken punten: aandeel bereikte kandidaten, aandeel ingeplande gesprekken, aantal verzoeken om een mens; 40 procent.
3. Uitrol. Alle vacatures, training van de intercedenten en beheer erbij zodat het blijft werken; 30 procent.

Groep: inrichting vanaf €25.000 en beheer vanaf €2.500 per maand, voor organisaties vanaf twee vestigingen of met 50 tot 500 medewerkers; grotere programma's op aanvraag. Precieze prijs na de kennismaking, zie kosten.

Gebouwd op de normen van de zorg. Van dezelfde maker komt OralSync, een AI-telefoonassistent voor mondzorg, ontworpen voor de strengste eisen die in Nederland aan een telefoongesprek worden gesteld.

Een overzicht van alle toepassingen staat op oplossingen.